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签约前
先通过电话、微信确认客户身份信息、包车行程、费用、退改规则等核心条款，避免后续纠纷。
向客户发送清晰的合同传真件，标注 **“本传真件与原件具有同等法律效力”**。
签约时
要求客户在传真件上签字 / 盖章后，完整传真回公司，保留好传真收发记录（包括收发时间、对方传真号）。
同步留存客户的签字扫描件或照片，双重备份。
签约后
及时将双方确认的传真合同原件邮寄给客户（可选），同时公司归档留存传真件及收发凭证。
传真件容易出现字迹模糊、褪色的情况，长期保存建议复印后与收发记录一起归档。
若客户更倾向电子签约，也可以使用电子合同平台（如法大大、契约锁），比传真更便捷且留存更稳定。
